Réduction d’un parc d’imprimantes – Installation d’un outil pour améliorer la gestion et les opérations
Client
Le client est l’une des plus grandes sociétés d’assurance et de gestion de patrimoine au Canada. Il mène ses activités en Amérique du Nord et a grandi principalement par acquisition. L’organisation faisait face à des défis d’harmonisation, de normalisation et de conformité réglementaire.
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Secteur d’activité: |
Assurance |
| Nombre d’utilisateurs: | 10 000 à 20 000 |
| Portée du mandat: | Nationale – Canada |
Mandat
Mise en contexte
Alors que le client souhaitait mettre en place une solution d’impression nuagique, il cherchait de l’expertise pour l’accompagner dans cette transformation et pour déterminer des projets d’optimisation contractuels à court terme en amont de la transition.
La planification du déploiement de cette nouvelle technologie s’est faite alors que l’entreprise effectuait des travaux de rénovation dans ses bureaux afin d’offrir une véritable expérience de travail hybride à ses employés canadiens. Le mandat consistait, en plus d’aider le client du point de vue technologique, à rationaliser les coûts d’impression en réduisant le nombre d’imprimantes dans l’entreprise.
Problématique
Comme le parc d’imprimantes de l’organisation comptait près de 500 imprimantes, installées dans des bureaux d’un océan à l’autre, fournies par une dizaine de fabricants différents (legs des diverses acquisitions) et entretenues par des partenaires locaux, sa gestion était un réel casse-tête.
Le principal défi de ce mandat était de réduire le nombre d’imprimantes, sans nuire aux processus qui les utilisaient.
Solution
Grâce à une méthodologie éprouvée ainsi qu’à une approche humaine et attentive aux ressources clés, Pomerol a été en mesure de brosser un portrait clair des forces et des occasions d’amélioration de la gestion des imprimantes.
Tous les contrats de fournitures matérielles et de services ont été examinés, analysés et révisés afin d’optimiser le parc.
De plus, Pomerol a rencontré une centaine d’employés, de Vancouver à Halifax, afin de bien comprendre les besoins en impression de l’ensemble de l’organisation.
Résultat
À la fin du processus, il a été possible de rationaliser le nombre d’imprimantes, ce qui a permis de retirer 70 % des appareils jugés redondants ou inutiles. Désormais, 98 % des imprimantes proviennent maintenant du même fabricant et tout l’entretien des imprimantes est effectué par un partenaire national qui veille également à ce qu’elles soient sécuritaires.
Les contrats ont été optimisés et les frais de gestion du parc ont été drastiquement réduits tout en permettant la mise en place d’un modèle opérationnel optimal et l’assignation des tâches de gouvernances clés à l’équipe de gestion.
La différence Pomerol
En plus de dépasser les attentes du client, Pomerol a été en mesure de gérer le mécontentement qui est généralement inévitable lors des exercices de rationalisation.
Netaphor, un outil de gestion d’imprimante agnostique, a également été déployé dans l’organisation. Il permet désormais au client d’être propriétaire de ses données d’impression. Il sera donc en position de force lorsque ses ententes d’achat de matériel, de soutien et d’impression à la page viendront à échéance.
En fin de mandat, une feuille de route et un plan d’action ont été remis afin d’assurer la pérennité de la pratique de gestion des imprimantes de l’organisation. En outre, de nombreuses failles de sécurité ont été identifiées et corrigées au cours du mandat. L’entreprise gère donc maintenant moins d’imprimantes, est plus sûre et possède tous les moyens pour s’assurer que les utilisateurs pourront imprimer selon leurs besoins.
« De nombreux outils de gestion d’imprimantes sont proposés par les fabricants, mais le client n’est pas propriétaire de ses données et chacun d’entre eux est spécifique à un fabricant.
Netaphor est le seul outil agnostique capable de fournir des informations précieuses qui réduiront le coût total de possession d’un parc d’imprimantes. »
À propos de Netaphor
Netaphor SiteAudit est la source unique de vérité, de transparence et d’automatisation pour la gestion de vos périphériques d’impression, peu importe la marque ou le type d’imprimante. SiteAudit offre une visibilité sur les vulnérabilités de sécurité des périphériques et sur les facteurs de coûts, ainsi qu’une intégration avec ServiceNow pour les mises à jour de la CMDB et l’automatisation de la gestion des billets. SiteAudit est une application évolutive et personnalisable utilisée par les agences gouvernementales pour répondre aux objectifs de gouvernance, de gestion des risques et de conformité.
Vos imprimantes dans votre CMDB :
- Les périphériques d’impression sont souvent absents de ServiceNow, mettez à jour votre CMDB ServiceNow et étendez vos règles de configuration aux imprimantes de votre réseau.
- Automatisez les billets de service, le routage et les flux de travail associés. Accélérez la résolution des incidents et réduisez les coûts de soutien du centre d’aide.
- Le SiteAudit ServiceNow Connector vous permet d’étendre le CI de l’imprimante et d’ajouter 4 domaines de données : inventaire des imprimantes, incidents, consommables et compteurs.
La gestion de la sécurité de vos imprimantes :
- Visualisez les données de sécurité de vos imprimantes dans la CMDB de ServiceNow.
- Des rapports d’audit de sécurité fournissent une visibilité sur les vulnérabilités de sécurité de vos imprimantes par service, lieu ou fabricant/modèle.
- Identifiez les ports ouverts, les versions de protocoles SNMP, les niveaux de sécurité, les versions de micrologiciel des imprimantes et les données relatives aux certificats des imprimantes.
- Recevez des notifications ou générez automatiquement des billets/requêtes ServiceNow lorsqu’un port d’imprimante est ouvert ou que le certificat d’imprimante arrive à expiration.
Gouvernance et gestion d’actifs :
- Ayez accès à une vue de l’inventaire hiérarchique de toutes les imprimantes, par site/service.
- Identifiez les coûts et d’autres données relatives au cycle de vie des imprimantes.
- Analysez le volume d’impression et l’utilisation des appareils pour planifier et optimiser la capacité.
- Prévoyez et gérez l’approvisionnement en consommables à l’aide d’alertes/seuils de commande automatisés.
- Gérez et traitez automatiquement les activités de déplacement, d’ajout et de modification des périphériques.
- Collectez des relevés de compteurs de périphériques et transmettez ceux-ci automatiquement à vos fournisseurs de services d’impression.
- Générez des rapports sur la gouvernance et les respects de niveau de service (SLA) par fournisseur et par imprimante.
- Préparez avec précision et facilité les prochains appels d’offres pour vos imprimantes et leurs services, ce qui améliore votre pouvoir d’achat.
- Cartographiez vos imprimantes sur un plan d’étage.
Besoin d’aide avec votre parc d’imprimantes?
Pomerol peut vous aider en intégrant pour vous un outil révolutionnaire comme Netaphor!
« Les vrais résultats se concrétisent
lorsque l’humain est mis au coeur de la solution. »
Pomerol Groupe Conseil
863, rue St-Pierre, Suite 203
Terrebonne, Québec, J6W 1E6